Во последните неколку години, дигитализацијата на деловното работење во Македонија забрзано напредува, а е-фактурите (електронски фактури) стануваат сè поактуелни. Законските измени и потребата за ефикасност ги поттикнуваат компаниите да преминат од класични, хартиени фактури кон дигитално фактурирање. Но, што точно се е-фактури, зошто се важни и како можат да му помогнат на вашиот бизнис? Во овој водич ќе ги одговориме најчестите прашања, ќе ги разгледаме предностите и ќе објасниме како да започнете со е-фактурирање во Македонија.
Клучни придобивки од користење на е-фактура
Дигиталното фактурирање носи бројни предности за македонските компании, без разлика на големината или индустријата:
- Брзина и ефикасност:
Е-фактурите се издаваат и примаат за неколку секунди, без потреба од печатење, испраќање по пошта или физичко доставување. - Намалување на административни трошоци:
Со елиминација на хартиени документи, компаниите заштедуваат на материјали, време и човечки ресурси. - Елиминирање на грешки:
Автоматското внесување и обработка на податоци ја намалува веројатноста за човечки грешки. - Лесно архивирање и пребарување:
Сите е-фактури се чуваат дигитално, што овозможува брзо пребарување, филтрирање и ревизија. - Усогласеност со македонските закони:
Модерните платформи за е-фактурирање се прилагодени на сите законски барања и стандарди во Македонија.
Како функционира процесот на издавање и примање е-фактури
Процесот на издавање и примање е-фактури е едноставен, особено ако користите ERP или cloud платформа како Smart Accounting Services:
- Креирање на е-фактура:
Се внесуваат сите задолжителни податоци (добавувач и купувач, даночен број, датум, опис на услуга или производ, количина, цена, …..). - Електронско потпишување:
Во согласност со македонската регулатива, е-фактурите се потпишуваат со дигитален сертификат, а во иднина ќе се валидираат преку системот на УЈП. - Испраќање до клиент:
Фактурата до клиентот се испраќа преку електронски преку ЕДИ интеграција (во иднина и преку системот на УЈП) - Автоматско архивирање:
Сите е-фактури се чуваат дигитално, согласно законските рокови за архивирање. - Интеграција со банки и државни институции:
Современите решенија овозможуваат автоматско следење на статусот на плаќање и поврзување со други системи.
Законска рамка за е-фактури во Македонија
Во Македонија, е-фактурите се регулирани со повеќе закони и подзаконски акти, како што се Законот за данок на додадена вредност (ДДВ), Законот за сметководство и други релевантни прописи. Главните законски обврски се:
- Валидност:
Електронската фактура мора да содржи исти елементи како хартиената и да биде потпишана со квалификуван електронски потпис. - Задолжителност:
Одредени категории на правни лица се обврзани да користат е-фактури, особено при работење со државни институции. - Архивирање:
Е-фактурите мора да се чуваат електронски најмалку 5 години, достапни за инспекција и ревизија. - Даночна усогласеност:
Електронските фактури се признаваат од Управата за јавни приходи и другите релевантни институции.
Најчести прашања и заблуди за е-фактури
Дали е-фактура е исто што и PDF фактура?
Не секој PDF документ е е-фактура. За да биде валидна, е-фактурата мора да биде потпишана со дигитален потпис и да ги исполнува законските критериуми.
Како се потпишуваат е-фактурите?
Се користи квалификуван дигитален сертификат издаден од овластен провајдер.
Дали мора да се чуваат на хартија?
Не. Законите дозволуваат целосно дигитално архивирање, без потреба од печатење.
Како се врши контрола и ревизија?
Сите е-фактури се достапни за ревизија преку платформата или електронскиот архив.
Како да започнете со е-фактури во вашиот бизнис
- Изберете платформа:
Одберете cloud или ERP решение кое е усогласено со македонската регулатива (на пр. Smart Accounting Services). - Обучете го тимот:
Организирајте кратка обука за вработените за користење на новиот систем. - Интегрирајте со останати системи:
Поврзете ја платформата со банкарски сметки, сметководствен софтвер и државни институции. - Започнете со тестирање:
Издајте неколку тест е-фактури, проверете ја исправноста и архивирањето. - Промовирајте дигитална култура:
Поттикнете ги клиентите и партнерите да прифаќаат и испраќаат е-фактури.
Заклучок
Е-фактурите претставуваат клучен чекор во дигитализацијата на деловното работење во Македонија. Со нивното користење, компаниите добиваат побрзи, побезбедни и поефикасни финансиски процеси, целосна усогласеност со законот и значително намалување на административниот товар. Не чекајте – започнете со дигитално фактурирање уште денес и обезбедете си конкурентска предност на пазарот!